企業からメールが来たが、
返信方法に迷ってしまう・・・
今回はこんな方のために、
返信メールの打ち方を紹介します。
返信メールの打ち方
例によって、結論から。
返信メールは以下の流れで打つと効果的です。
１．結論
２．詳細
３．今後のアクション
ここで「効果的」と表現しましたが、
意味合いとしては、人事に効果があるという事です。
結論
まずは、結論ファーストで書きます。
文章の中で一番主眼となる内容を先頭に持ってきます。
なぜ、先頭に結論を持ってくるのかというと、
「相手が一番聞きたい部分」だからです。
相手は、「結果どうなのか？」という部分を
一番聞きたいので、先にそれを差し出します。
骨の部分（結論）を先に認知させてあげることで、
その後の肉付け（詳細説明）がすんなり頭に入って来ます。
詳細
その結論になった、経緯・背景・理由を説明するパート。
「結論はわかったけど、その理由は？」
と相手は次に聞きたいはずです。
結果に噛み合う詳細を書きます。
このメール部分を見れば、
相手は細かい部分まで理解できます。
今後のアクション
上記、結論・詳細でメールを簡潔しても良いのですが、
今後の自分のアクションも明示しておくのがおすすめです。
理由としては、
誠意を示すことができるからです。
淡白なメールで簡潔するのではなく、
最後に具体的に自分は今後どうするのか？
という事を明示する事で本気度を示ます。
返信メールの例
上記のポイントを具体的なメールに
落とし込んで見ようと思います。
例：インターンシップ参加御礼への返信メール
採用担当者 様
お世話になっております。
トレトレ大学のとれんティです。
（↓結論）
昨日は貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
私自身の表層的だった仕事のイメージの解像度が非常に高くなりました。
（↓詳細）
具体的には、下記内容がとても貴重な経験であったと感じています。
・現場研修：営業職のやりがいだけではなく、現状の課題まで肌で感じられた
・先輩社員座談会：営業として働くキャリアビジョンが明確に描けるようになった
・営業所ツアー：働く「場」の緊張感ある空気感を感じ取れた
（↓今後のアクション）
今後は、
インターンシップを通じて感じた「初動の遅さ」
という課題の解決に努めるとともに、
長所だと認知できた、「シーズを発掘する力」
を磨いていきたいと思います。
この度は貴重な機会をいただき、
誠にありがとうございました。
とれんてぃ
人事側の気持ちを考えてみる
では、なぜこの返信メールの流れなのか？
理由は簡単で、メールでもアピールするため。
とはいっても、ガツガツ自己PRをするという意味ではありません。
返信相手の人事側に立って考えてみると、
スマートな返信がベストという事です。
上記の流れで返信すれば人事的には、
１．会っていなくても、学生の印象は良くなる
２．ビジネス素養を感じる
こんな心境になります。
以下、詳細に・・・
会っていなくても、学生の印象は良くなる
人事（特に採用）という仕事は就活生から見ると、
とっても華やかに見えると思いますが、
きらきらした部分は１割程度。
あとは地道な調整や資料作り、データ分析などです。
特に、人事は学生・役員・若手社員・採用担当 など、
方々とやりとりをしながら、前線にも立つ。という仕事。
正直、かなり忙しい・・・
そんな状況で、学生からの返信が冗長だと、
やっぱり困ってしまう訳です。
人事の状況を知っていれば、
簡潔に要点だけ絞って返信してくれる学生の方が
好感度が高くなるのは当然です。
（もちろん、熱いメールをくれる学生は大好きです）
ビジネス素養を感じる
もう一つは、ビジネス素養をアピールできるという点。
具体的には、
「簡潔に伝える力」がアピールできます。
ビジネスでは簡潔に相手に伝える力はとても重要です。
なぜなら、ビジネスシーンにおいて、
多くの情報を取捨選択・優先順位付けできる素養は
スムーズなコミュニケーションを取るためにとても重要だからです。
メールは良くも悪くも、
当人の脳内構成が可視化されます。
構成が整理できておらず、
冗長なメールは学生であっても、
ビジネス素養を疑われてしまいます。
逆に、綺麗に整理され、
重要な情報が前にきているメールは
ビジネス素養という意味では評価が高いでしょう。
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